Oleh: dr. Merita Arini, MMR.
Metode Plan-Do-Study-Act (PDSA) adalah cara untuk menguji perubahan yang diterapkan dalam rangka memastikan berjalannya peningkatan mutu yang berkesinambungan. Empat langkah dalam PDSA berfungsi untuk memandu proses berpikir dalam memecah tugas menjadi beberapa langkah teknis dan kemudian mengevaluasi hasilnya, meningkatkannya, dan mengujinya kembali. Dokumen PDSA digunakan pula sebagai bukti tindak lanjut dan perbaikan yang dipersyaratkan juga dalam akreditasi maupun re-akreditasi rumah sakit dan fasilitas kesehatan primer (puskesmas, klinik, dan lain sebagainya).
PDSA memiliki kelebihan-kelebihan sehingga mudah diterapkan sebagai alat peningkatan mutu berkelanjutan (CQI/ Continuous Quality Improvement), meliputi hal-hal sebagai berikut.
- Satu Langkah — Setiap PDSA seringkali hanya berisi segmen atau satu langkah dari seluruh implementasi yang lebih kompleks.
- Durasi Singkat — Setiap siklus PDSA harus sesingkat mungkin agar Anda mengetahui bahwa itu berfungsi atau tidak (beberapa bisa sesingkat 1 jam).
- Ukuran Sampel Kecil — PDSA mungkin hanya akan melibatkan sebagian dari praktik kesehatan (mungkin 1 atau 2 dokter atau petugas lainnya). Setelah umpan balik diperoleh dan proses disempurnakan, implementasi dapat diperluas (scale up) untuk mencakup seluruh praktik.
AHRQ (Agency for Healthcare Research and Quality) memberikan contoh alat sederhana untuk menggunakan PDSA dalam proses perubahan dalam fasilitas kesehatan sebagai berikut (link untuk mengakses tool terlampir dalam referensi).
Cara mengisi:
- Alat: Bagian ini diisi dengan “nama alat” atau tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Misalnya, umpan balik pasien.
- Langkah: Bagian ini diisi dengan langkah yang lebih kecil yang akan diimplementasikan. Misalnya, penyebaran kuesioner kepuasan pelanggan.
- Siklus: Bagian ini diisi nomor siklus PDSA yang akan dilakukan. Ketika menerapkan strategi untuk implementasi, kita seringkali perlu memperbaiki sesuatu dan ingin menguji kembali apakah perubahan yang kita buat menjadikan suatu proses atau outcome menjadi lebih baik atau tidak. Setiap kali kita melakukan penyesuaian (adjustment/ koreksi) dan mengujinya kembali, maka kita akan melakukan siklus berikutnya. Oleh karena itu catatan siklus keberapa yang kita lakukan penting untuk menjadi dokumentasi dan acuan langkah perubahan berikutnya. Misal, diisi dengan siklus ke 1 atau 2, dan seterusnya.
- PLAN/ Rencana:
- I plan to/ Saya berencana untuk: Di bagian ini kita akan menulis pernyataan singkat tentang apa yang direncanakan untuk dilakukan dalam pengujian ini. Yang ditulis dalam bagian ini cukup berfokus pada bagian kecil saja dari implementasi yang akan dilakukan. Misalnya, saya berencana untuk menguji proses survey kepuasan pelanggan, termasuk bagaimana mereka mengisi dan mengembalikannya.
- I hope this produces/ Saya harap ini menghasilkan: Di bagian ini kita dapat menuliskan pengukuran atau target hasil yang ingin dicapai. Kita dapat membuat target secara kuantitatif, seperti: minimal 25 % formulir harus kembali.
- Langkah-langkah untuk mengeksekusi: Di bagian ini, kita akan menulis secara rinci langkah-langkah yang akan diambil dalam siklus ini. Misalnya, dalam pengisian survei kepuasan pelanggan dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut.
- Menempatkan formulir survei pada tempat mudah dilihat dan dijangkau pada bagian kepulangan pasien
- Petugas memotivasi pasien dan keluarga untuk mengisi formulir survei kepuasan pelanggan
- Pasien/ keluarga diminta mengembalikan formulir survei yang telah diisi ke dalam box yang telah dipersiapkan.
Sehingga, pada aspek ini harus secara rinci dituliskan tentang siapa saja populasi yang terlibat dan batas waktu yang telah ditentukan. Batas waktu yang ditentukan tidak boleh terlalu lama, yaitu hanya berkisar 1 minggu namun kemajuannya dapat diketahui sejak beberapa jam setelah diterapkan.
- DO/ Melakukan
Setelah memiliki rencana, kita akan menjalankannya atau menggerakkan perubahan. Pada saat mulai implementasi ini, penting memperhatikan apa yang terjadi segera setelah perubahan diterapkan.
What did you observe/ Apa yang kamu amati? Di bagian ini pengamatan yang dilakukanselama implementasi dicatat. Hal ini mungkin meliputi bagaimana pasien bereaksi, bagaimana petugas kesehatan bereaksi, bagaimana keluarga pasien bereaksi, apakah perubahan ini sesuai dengan sistem yang sudah berjalan atau maupun flow pasien. Penting direfleksikan pertanyaan, “Apakah semuanya berjalan sesuai rencana?” “Apakah harus memodifikasi rencana?”
Contoh catatan pada bagian ini:
- Pada bagian kepulangan, pasien dan keluarga Nampak sibuk dengan berbagai aktivitas, seperti mengurus pembayaran, melengkapi administrasi, berkoordinasi dengan bagian transportasi pasien, dan lain sebagainya.
- Petugas terkadang lupa menawarkan pasien maupun keluarga untuk mengisi form survey.
- Jam-jam kepulangan pasien umumnya merupakan jam yang sibuk dan padat, sehingga area di bagian kepulangan pasien cukup crowded.
Berdasarkan pengamatan di atas, nampaknya perlu dilakukan perubahan strategi.
- STUDY/ Belajar
Setelah implementasi diterapkan, hasilnya mulai dipelajari.
Apa yang kita pelajari? Apakah memenuhi tujuan pengukuran? Penting dicatat seberapa baik kerjanya jika yang dilakukan memenuhi target tujuan.
Contoh pengisian pada bagian ini:
Pada siklus pertama, hanya ada 10 kuesioner yang diisi dan dikembalikan dari 100 formulir yang disediakan di bagian kepulangan pasien. Perlu ada perubahan strategi untuk meperbaiki pencapaian target.
- ACT/ Bertindak
Apa yang dapat disimpulkan dari siklus ini? Di bagian ini dituliskan apa yang didapatkan untuk implementasi ini, apakah hal tersebut berhasil atau tidak. Dan, jika hal itu tidak berhasil, apa yang dapat dilakukan secara berbeda pada siklus berikutnya untuk mengatasi masalah atau kegagalan yang terjadi. Jika berhasil, apakah kita siap untuk scale-up atau menyebarkannya ke seluruh sistem/ praktik di fasilitas kesehatan?
Selanjutnya, siklus pengisian ini dapat terus bergulir seiring proses perbaikan tyang terus dikerjakan oleh organisasi kesehatan. Laporan ini dapat digunakan dalam proses akreditasi RS.
Referensi:
Plan-Do-Study-Act (PDSA) Directions and Examples. Content last reviewed February 2015. Agency for Healthcare Research and Quality, Rockville, MD. https://www.ahrq.gov/health-literacy/quality-resources/tools/literacy-toolkit/healthlittoolkit2-tool2b.html