Pengendalian Dokumen di Puskesmas/ FKTP

Pengendalian dokumen merupakan hal yang sangat krusial di Puskesmas. Hal ini berlaku tidak hanya terkait dokumen akreditasi, namun penting diterapkan terhadap seluruh dokumen yang digunakan di Puskesmas. Pengendalian dokumen diperlukan agar dokumen dapat digunakan sebagaimana mestinya baik sebagai acuan kerja, bukti kegiatan, bahan evaluasi dan monitoring, serta mencegah penyalahgunaan melalui terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.

Dalam kerangka akreditasi, dokumen diklasifikasikan menjadi dua yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen internal adalah Kebijakan, Pedoman, Standar operasional prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen eksternal umumnya berupa peraturan perundang-undangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi FKTP dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat.

Prosedur Pengendalian Dokumen di FKTP dilakukan terhadap dokumen internal maupun eksternal dan harus ditetapkan oleh Kepala FKTP yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di FKTP.

1. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen

Idenfikasi kebutuhan, dilakukan pada tahap self-assesment saat Pendampingan Akreditasi. Hasil self-assessment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi kebutuhan dokumen sesuai Standar Akreditasi FKTP. Bila dokumen sudah ada, dapat dievaluasi kembali apakah dokumen tersebut masih efektif atau  tidak.

2. Penyusunan Dokumen

Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen di Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi, dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi/ perubahan serta penyusunan dokumen. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinasi oleh  tim mutu/  tim akreditasi  FKTP  dengan mekanisme sebagai berikut:

1. SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke  tim mutu/  tim akreditasi,
2. Fungsi tim mutu/  tim akreditasi Puskesmas di dalam penyusunan dokumen adalah:
   • Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan,
   • Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga dak terjadi duplikasi/ tumpang  ndih dokumen antar unit,
   • Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala FKTP.
3. Pengesahan Dokumen

Dokumen disahkan oleh Kepala FKTP.

4. Sosialisasi Dokumen

Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.

5. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen

Kepala FKTP menunjuk salah satu anggota Tim Mutu/ Tim Akreditasi sebagai Petugas Pengendali Dokumen. Petugas tersebut bertanggung jawab atas:

1. Penomoran dokumen

Tata cara penomoran Dokumen Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan:

• Semua dokumen harus diberi nomor, Puskesmas/ FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman,
• Pemberian nomor mengikuti tata naskah FKTP, atau ketentuan penomoran (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit).
• Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
  1. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal
  2. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
  3. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali

Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh  tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/ FKTP sesuai pedoman tata naskah. Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. Bagi Puskesmas/ Klinik yang sudah menggunakan e-fi le maka distribusi dokumen bisa melalui jejaring area lokal, dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen.

1. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti serta mengisi format usulan penambahan/ penarikan dokumen.
2. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “Kedaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun.
3. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

6. Tata Cara Penyimpanan dokumen
   1. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/ FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/ FKTP, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman/ tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
   2. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas/FKTP, di mana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP.
   3. Dokumen di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
   4. Penataan Dokumen Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas/ FKTP dikelompokan masing-masing bab/ kelompok pelayanan/ UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.
7. Revisi atau perubahan dokumen

Revisi dilakukan setelah proses pengkajian serta harus mendapat pengesahan sesuai pejabat yang berwenang dengan ketentuan sebagai berikut.

1. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan.
2. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan Dokumen.
3. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)

8. Rekam implementasi

Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti  obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan. Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti  pelaksanaan kegiatan juga harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefi nisikan pengendalian yang diperlukan untuk iden fiksasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teriden fikasi dan dapat diakses kembali. Untuk memperjelas, buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP dilengkapi dengan contoh-contoh dokumen sebagai lampiran dari pedoman ini.

Referensi:

1. Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun, 2015, Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP).
2. Draft Lampiran I Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang Standar dan Instrumen Akreditasi Puskesmas Edisi Kedua, Versi Tahun 2019